Ein Arbeitgeber, der temporäre Mitarbeitende aus dem Ausland beschäftigen möchte, sollte sich darüber informieren, welche formalen Anforderungen erfüllt werden müssen, welche Art von Vertrag in diesem Fall abgeschlossen werden muss und welche Pflichten für den Arbeitgeber im Zusammenhang mit der kurzfristigen Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte bestehen.
Lernen Sie die wichtigsten Fakten kennen, bevor Sie eine Zeitarbeitskraft aus dem Ausland in Ihrem Unternehmen einstellen.
Wann spricht man von einer kurzfristigen Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte?
Kurzfristige Beschäftigung bezieht sich im rechtlichen und geschäftlichen Kontext auf ein Arbeitsverhältnis mit einer maximalen Dauer von sechs Monaten.
Formalitäten im Zusammenhang mit der legalen Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte
Arbeitserlaubnisse und Erklärungen
Eine Arbeitserlaubnis ist erforderlich bei der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen (außerhalb der EU). Eine der Pflichten des Arbeitgebers ist die Einreichung eines entsprechenden Antrags bei der zuständigen Behörde.
Notwendig ist auch eine Erklärung über die Absicht zur Beschäftigung eines Ausländers. Wenn Sie eine Arbeitskraft für einen kurzen Zeitraum einstellen möchten, muss eine entsprechende Erklärung beim Arbeitsamt eingereicht werden.
Aufenthaltslegalisierung – welche Dokumente sind erforderlich?
- Antrag auf Aufenthaltserlaubnis
- Dokumente, die den Aufenthaltszweck belegen (z. B. Arbeitsvertrag)
- Personalausweis oder Reisepass
- Führungszeugnis
Beschäftigung von Arbeitskräften aus der EU und aus Drittstaaten – welche Pflichten hat der Arbeitgeber?
EU-Bürger:innen können in Polen ohne zusätzliche Formalitäten arbeiten. Sie benötigen weder eine Arbeitserlaubnis noch eine Erklärung.
Anders verhält es sich bei der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen: In diesem Fall ist eine Arbeitserlaubnis sowie die Legalisierung des Aufenthalts erforderlich.
Arbeitgeber, die Zeitarbeitskräfte beschäftigen, sind zudem verpflichtet, eine angemessene Schulung sicherzustellen.
Vertrag mit einem ausländischen Facharbeiter – worauf sollte man achten?
Welche Vertragsform ist bei kurzfristiger Beschäftigung am sichersten?
Ein Arbeitsvertrag gewährt vollständige Arbeitnehmerrechte, bringt jedoch aus Sicht des Arbeitgebers auch umfangreiche Pflichten mit sich. Das ist nicht immer die vorteilhafteste Option bei der kurzfristigen Beschäftigung ausländischer Fachkräfte.
Ein Dienstleistungsvertrag ist flexibler und einfacher zu kündigen, bietet jedoch keine vollständigen arbeitsrechtlichen Schutzmechanismen.
Ein Werkvertrag eignet sich dann, wenn das Arbeitsergebnis ein konkret definiertes Produkt ist.
Was muss ein Vertrag enthalten, um den arbeitsrechtlichen Anforderungen zu entsprechen?
Hier die wichtigsten Bestandteile des Vertrags:
- Angaben zu den Vertragsparteien;
- Vertragsart;
- Aufgabenbereich;
- Vergütung – Höhe und Zahlungsfristen;
- Arbeitszeit – inklusive möglicher Überstunden;
- Bedingungen der Ausübung der temporären Tätigkeit.
Vergütung, Steuern und Sozialversicherung bei kurzfristiger Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte
Pflichten des Beitragszahlers:
- Registrierung der Zeitarbeitskräfte bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS);
- Abführung von Beiträgen zur Sozial- und Krankenversicherung;
- Übermittlung von Informationen zur Vergütung an die ZUS.
Wann wird die Einkommensteuer in Polen fällig?
- Wenn der ausländische Arbeitnehmer sich über 183 Tage innerhalb eines Jahres in Polen aufhält;
- Wenn der ausländische Arbeitnehmer über eine Zeitarbeitsagentur beschäftigt wird.
Unterkunft, Sicherheit und Arbeitsschutzschulungen – worauf ist bei der Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte noch zu achten?
Pflichten des Arbeitgebers gegenüber ausländischen Mitarbeitenden:
- Bereitstellung einer Unterkunft, die den grundlegenden sozialen Mindeststandards entspricht;
- Einhaltung der Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz (Arbeitssicherheit);
- Organisation einer Arbeitsschutzunterweisung (BHP-Schulung) für die Zeitarbeitskraft;
- Information der Mitarbeitenden über ihre Rechte und Pflichten.
Wie lassen sich Fehler bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften aus dem Ausland vermeiden?
- Mitarbeitende dürfen nicht ohne die erforderlichen Dokumente beschäftigt werden.
- Die Ausübung von Zeitarbeit darf nicht ohne Anmeldung bei den zuständigen Behörden erfolgen.
- Die Beschäftigung von Zeitarbeitskräften im Rahmen eines Arbeitsvertrags sollte drei Monate nicht überschreiten.
- Gesetzesänderungen – z. B. in Polen oder der EU im Bereich der Zeitarbeit – dürfen nicht unbeachtet bleiben.
Hinweise für Arbeitgeber zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland
1. Beschäftigung von Zeitarbeitskräften in Zusammenarbeit mit einer Personalagentur
Es lohnt sich, mit vertrauenswürdigen Zeitarbeitsagenturen zusammenzuarbeiten, die entsprechend geschulte Arbeitskräfte bereitstellen.
2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen zur Beschäftigung von Zeitarbeitskräften einzuhalten. Dabei sind insbesondere die Pflichten zur Gewährleistung sicherer Arbeitsbedingungen zu beachten.
3. Information über Rechte und Pflichten
Aus Arbeitgebersicht ist es nicht nur wichtig, die Rechte von Zeitarbeitskräften zu gewährleisten, sondern auch, ausländische Mitarbeitende aktiv über ihre Rechte zu informieren.
Zusammenfassung
Die kurzfristige Beschäftigung von Zeitarbeitskräften aus dem Ausland (bis zu 6 Monate) ist mit konkreten Pflichten für den Arbeitgeber verbunden – insbesondere bei Bürger:innen aus Nicht-EU-Staaten. Zentrale Aspekte sind die Beantragung einer Arbeitserlaubnis oder die Abgabe einer entsprechenden Erklärung, die Legalisierung des Aufenthalts sowie die Wahl der passenden Vertragsform (z. B. Dienst- oder Werkvertrag).
Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet, die Mitarbeitenden ordnungsgemäß bei der ZUS zu registrieren, die Vorschriften zum Arbeitsschutz einzuhalten, Schulungen zu organisieren und angemessene Unterkünfte bereitzustellen.
Um Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Zeitarbeitsagentur, die nicht nur geeignete Fachkräfte vermittelt, sondern auch einen Teil der Formalitäten und rechtlichen Risiken übernimmt. Ebenso wichtig sind die laufende Beobachtung gesetzlicher Änderungen sowie eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden über deren Rechte und Pflichten. Kontaktieren Sie uns!
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